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バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いは?それぞれのメリット・デメリットも解説

こんにちは、DX攻略部です。

「バーチャルオフィスとレンタルオフィスって何が違うの?」

「バーチャルオフィスとレンタルオフィス、それぞれのメリットデメリットが知りたい」

近年では、コロナ感染症によるリモートワークの普及に伴い、オフィス自体が要らないのではないかという意見も出てきています。

オフィスという点に着目した新しいビジネスも多く登場しており、最近ではバーチャルオフィス・レンタルオフィスという単語を耳にする機会も多くなってきたのではないでしょうか。

しかし、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いについて詳しく理解できていないという方もいらっしゃると思います。

この記事では、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い・両者のメリットデメリットについてご紹介いたします。

バーチャルオフィス・レンタルオフィスについて知りたい・利用を検討しているという方はぜひご覧ください。

レンタルオフィスとは

レンタルオフィスとは、文字通りレンタルされているオフィススペースのことを指し、椅子や机・コピー機をはじめとした業務に必要な機器はもちろん、電話やwi-fiなどの通信設備が予め備えられている空間です。

大きな特徴としては、個室があることが挙げられ、シェアオフィスやコワーキングスペースとは異なり独立した空間があります。

通常の事務所と同じ機能を持つため、入居後すぐに仕事を開始することが可能であったり、会議室を利用することが可能であったりするため、オフィスと遜色ない利用の仕方が可能です。

また、口座開設や法人設立時の登記に住所を活用できますので、取引先・金融機関からの信用を高める効果があります。

小人数での企業などにおすすめで、資金が多く用意できない中でもレンタルオフィスを活用することで、自社オフィスを用意することが可能です。

レンタルオフィスのメリット・デメリット

続いて、レンタルオフィスのメリット・デメリットについて見ていきましょう。

『メリット』

  1. 費用が安い
  2. すぐに入居が可能
  3. 口座開設や登記の住所として利用可能

レンタルスペースのメリットは上記の3点です。

まず、通常の貸事務所を借りる場合よりも初期費用や月額が安く済むというメリットがあります。

空きがあればすぐに入居することも可能な上、設備も揃えられているため、設備投資のコストを削減することも可能です。

また、契約した住所は口座開設や法人登記の際の住所として利用可能なため、自宅の住所を使わなくても良いことに加え、取引先などからの信用を高めることができるでしょう。

続いてデメリットをご紹介します。

『デメリット』

  1. 他の入居者がいる
  2. 引っ越しを余儀なくされる可能性も
  3. 備品の取り替えができない

レンタルオフィスのデメリットは上記の3点です。

まず、セキュリティ面の不安として他の入居者がいることが挙げられます。

個室・占有のスペースはもちろんありますが、共有スペースなどには他の入居者も出入りできるため、完全なセキュリティは確保されていません。

また、運営会社の都合によってはいきなり引っ越しを余儀なくされる可能性もゼロではなく、そうなってしまった場合には各種手続き住所の変更や名刺の再発行などが必要になってしまいます。

そして、設備投資がかからない面ではメリットですが、予め用意されている備品を取り替えることができない点はデメリットとなるでしょう。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、オフィスとして実際の場所を借りるのではなく、住所・電話番号などの情報のみを借りることができるオフィス形態です。

オフィススペースがないため、バーチャルオフィスを借りてもそこで業務を行うことはできません。

「起業したが、オフィススペースを持つ必要がない」

「一等地の住所を法人登記の住所として利用したい」などの方にとてもおすすめのオフィス形態。

実際に、スペースを借りるわけではないため、安価に契約ができる点は大きな魅力です。

バーチャルオフィスのメリット・デメリット

続いて、バーチャルオフィスのメリットデメリットについて見ていきましょう。

バーチャルオフィスのメリットは以下の3点です。

『メリット』

  1. 費用が安い
  2. 開業・法人登記・口座開設などに必要な住所を借りられる
  3. 場所によっては、会議室などを借りることも可能

まず、他のオフィス形態に比べて費用が圧倒的に安い点は、バーチャルオフィスのメリットでしょう。

場所やサービスにもよりますが、数千円台〜から契約できるケースが多く、起業当初などの資金がない時でも利用することが可能です。

また、バーチャルオフィスを契約することによって、その場所の住所や電話番号を借りることができ、登記や口座開設の際に会社住所として利用することができます。

そして、こちらは場所にもよりますがバーチャルオフィスでも会議室などを借りることが可能です。

日常的な業務スペースは必要ないが、商談などの時だけスペースを利用したいという方にとてもおすすめです。

続いてデメリットを見ていきましょう。

『デメリット』

  1. 日常的な業務スペースが無い
  2. 来客対応ができない
  3. 荷物の受け取りが不便

バーチャルオフィスは他の業務形態と異なり、情報だけを借りる形のため日常的な業務スペースが無い点はデメリットとなる場合があるでしょう。

上記に伴い、登録した住所に社員などが常駐しているわけでは無いため、来客対応ができない点もデメリットです。

また、バーチャルオフィスの住所宛に届いた荷物は、別途登録した住所に転送される形となるため、すぐに荷物を受け取ることができません。

緊急の荷物もありますので、受け取りが不便な点はデメリットとなるでしょう。

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バーチャルオフィスとレンタルオフィスの機能比較

最後に、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの機能を項目ごとに比較していきましょう。

項目

バーチャルオフィス

レンタルオフィス

料金月額数千円~月額数万円~
・保証金が発生する場合も
オフィススペース無し
※会議室などを単発で利用することが可能な施設もある
専用のオフィススペース有り
住所
  • 法人・個人問わず利用可能
  • 行政機関の許認可や届出が必要なケースではNGとなる場合が多い
  • 登記・口座開設などには問題なく利用可能
  • レンタルオフィスよりも信用力は低い
  • 法人・個人問わず利用可能
  • 行政機関の許認可や届出が必要なケースではNGとなる場合が多い
  • 登記・口座開設などには問題なく利用可能
  • バーチャルオフィスよりも信用力は高い
登記での利用施設による施設による
郵便物の扱い基本的に転送
※一定周期ごとに指定住所へ郵送されるシステムが多いです。
基本的に一時預かり後にオフィスで受け取り
電話番号の取得基本的には取得可能
※別途料金が発生するケースが多い。
基本的には取得可能
※別途料金が発生するケースが多い。
常駐スタッフ施設によって異なる施設によって異なる
入居審査
  • そこまで厳しくなく、最短即日。
  • オンラインで完結できるところが多い。
  • バーチャルオフィスに比べ厳しい。
  • 直接足を運んで契約しなければならないケースが多い。
  • 契約書も多く、保証人が必要な場合もある。
こんな人におすすめ!
  • オンライン業務がメインなど業務スペースが不要な方
  • 法人登記時の住所として登録したい方
  • 自宅で仕事ができない方で業務スペースが欲しい方
  • 法人登記時の住所として登録したい方

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの大きな違いは、業務スペースの有無です。

しかし、上記でまとめたように両者にはさまざまな違いがありますので、状況に合わせて選択することが必要でしょう。

まとめ

ここまで、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いについてご紹介しました。

働き方が大きく変わっている中で、オフィス形態もさまざまな変化を受けています。

今回ご紹介したバーチャルオフィス・レンタルオフィス以外にも形態があり、それぞれにメリットデメリットがあります。

自分の状況や形態のメリットデメリットを加味した上で考えることが必要でしょう。

今回の記事を参考に、バーチャルオフィス・レンタルオフィスを検討してみてはいかがでしょうか。