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労務・勤怠管理システムとは?特徴や導入するメリット、選ぶ際のポイントを紹介

こんにちは、DX攻略部です。

「従業員も増えてきたので、労務・勤怠管理システムの導入を検討している」

「労務・勤怠管理システムの特徴やメリットが知りたい」

企業の担当者の方の中には、上記のような悩みを抱えている方もいらっしゃるかと思います。

今回の記事では、労務・勤怠管理システムの特徴やメリット、選ぶポイントなどをご紹介いたします。

労務・勤怠管理システムとは

労務・勤怠管理システムとは、文字通り、従業員の労務・勤怠を管理し、シフトの作成をはじめ勤怠日・時間の管理など、勤怠に関わる業務を一貫して行うことができるシステムです。

テレワークの普及などで働き方が多様化する中、企業が労務・勤怠を適切に管理する重要性がどんどんと上がってきています。

適切な労務・勤怠管理を行うことで、従業員は安心して働くことができ、企業側は無駄なトラブルを防止することが可能。

こうした背景もあり、労務・勤怠管理を導入する企業が増えてきています。

労務管理と勤怠管理の違い

労務管理と勤怠管理は意味が異なります。

労務管理とは、従業員が働くことの条件や規則などを管理することを指します。

具体的には、労働時間の管理や福利厚生の整備、報酬の見直しなどが該当。

勤怠管理は、労務管理の中の一部で、労務の中の勤怠の部分のみを管理することを指します。

具体的には、労働時間や日数を管理し、法律に抵触していないかなどが該当。

従業員と企業間でのトラブルでも多いのが、勤務時間に関する部分ですので勤怠管理は適切に行う必要があります。

労務・勤怠管理システムでできること

では、労務・勤怠管理システムでできることについて詳しく見ていきましょう。

労務・勤怠管理システムでできることは大きく下記の4つに分けられます。

  • シフト管理・打刻管理(不正打刻の防止を含む)
  • 勤怠情報の集計・給与計算システム
  • 有給・特別休暇の付与、取得・消化状況の管理
  • 長時間労働などへの通知

1つずつ見ていきましょう。

シフト管理・打刻管理(不正打刻の防止を含む)

まずは、シフト・打刻の管理です。

従業員がいつ働いていつ休みを取っているのか、という労働日数の管理から、出勤・休憩・退勤時刻の打刻管理を行うことが可能。

また、打刻の際には不正打刻を防止する機能も備わっています。

勤怠情報の集計・給与計算システムへ連携

労務・勤怠管理システムでは、打刻情報をもとに勤怠情報を集計、給与計算システムへ連携することもできます。

手動での集計・計算が必要なくなるため、人的コストを削減することが可能。

また、賃金の支払いを適切に管理することで、従業員とのトラブル防止にもつながります。

有給・特別休暇の付与、取得状況の管理

2019年4月に施行された働き方改革法によって、企業は従業員に対して年5日の年次有給休暇を取得させる義務が発生しました。

つまり企業は、適切に有給休暇を付与することに加え、従業員が有給休暇を適切に取得できているかも管理する必要があるのです。

勤怠管理システムでは、有給休暇の付与から従業員の取得状況までを管理することができますので、有給が未取得になってしまうなどの事態を防ぐことが可能になります。

長時間労働などへの通知

勤怠管理システムでは、長時間労働を防止する機能も備えられています。

その一つが、長時間労働へのアラート機能です。

法律で定められている上限規制の時間に近づくと、従業員にアラートすることができ、長時間労働を防止することができます。

労務・勤怠管理システムを導入するメリット

続いて、労務・勤怠管理システムを導入するメリットについて見ていきましょう。

労務・勤怠管理システムを導入するメリットは以下の3点。

『メリット』

  1. 労務管理の業務効率化
  2. 労務関係のトラブルを防止
  3. 労働状況の透明性向上

労務・勤怠管理は手動で行うことも可能ですが、システムを導入することで、今までの業務を自動化することが可能です。

また、機械による正確性の向上や労働時間、有給の取得状況を一貫して管理できることで、労務関係のトラブルを防止することにもつながります。

GPS機能や指紋認証などを取り入れることで、不正打刻を防止することもでき、労働の透明性も向上します。

労務・勤怠管理システムを導入するデメリット

続いて、労務・勤怠管理を導入するデメリットについて見ていきましょう。

デメリットは以下の2点。

『デメリット』

  1. コストがかかる
  2. 運用になれる時間が必要

労務・勤怠管理システムは様々なものが提供されていますが、導入には費用がかかります

また、システムごとに使い方も異なるため、初めてのツールになれる時間も必要となります。

しかし、よほど従業員数が少ないなど、特別な状況でない限りは、労務・勤怠管理システムを導入するデメリットよりも、メリットの方が大きいでしょう。

労務・勤怠管理システムを導入する際のポイント

続いて、労務・勤怠管理システムを導入するポイントをご紹介します。

労務・勤怠管理システムには様々な種類がありますので、ポイントを押さえ、自社に最適なシステムを見つけましょう。

自社の就業規則や労働形態に対応できるか

まず、自社の就業規則や労働形態に対応できるかを確認しましょう。

会社によっては、多様な形態で雇用をおこなっている会社もあると思います。

正社員に限らず、パート・アルバイト・業務委託など、自社が管理する労働形態に対応することができるかを確認しましょう。

その上で、自社の就業規則に沿った対応が可能かを判断します。

サポート体制が充実しているか

サポート体制が整っているかを確認することも大切です。

労務関係は、従業員間とのトラブルに留まらず、社会問題まで発展してしまう可能性があります。

ですので、もし問題が発生したときに、すぐにサポートを受けることができるかという点も重要。

日々の運用においても、サポート体制が整っているシステムは使いやすく、安心感も高いでしょう。

従業員が使いやすいか

つづいて、従業員が使いやすいかという点です。

システムの機能や性能が素晴らしいものでも、従業員が適切に利用できなければ意味がありません。

適切に使うことができなければ管理も適切にできないことにつながりますので、従業員が使いやすいシステムであるかどうかも、選択する上で重要なポイントです。

クラウド型かオンプレミス型か

クラウド型かオンプレミス型かという点も重要です。

オンプレミス型とは、社内のサーバー内にシステムを構築する方法です。

自社の状況に合わせ、カスタマイズができることや社内ネットワークでネットワークで簡潔できるためセキュリティ面でも安心できるなどの利点があります。

クラウド型は、オンプレミス型とは異なり、オンライン上に用意されたシステムに、ネットワークを介してアクセスしシステムを利用する方法です。

コストを押さえ、スピーディーに導入を進められることに加え、自社で管理する必要がないなどのメリットがあります。

選ぶポイントがいくつかあり、適している会社の特徴も異なります。

詳しくは下記の記事でご紹介しておりますので、ご覧ください。

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スマホやタブレットに対応しているか

PCだけでなく、スマホ・タブレットに対応しているかも確認しておきましょう。

在宅勤務や外回りなど、従業員は様々な場面で仕事を行います。

状況によっては、すぐにPCを開けないこともあるでしょう。

そういった事態に備えるためにも、スマホ・タブレットなど多くのデバイスに対応していることも大切なポイントとなります。

他のシステムと連携可能か

最後に、他のシステムと連携可能かどうかも確認しておきましょう。

例えば、人事管理システムや人事評価システム、給与計算システムなどです。

他のシステムと連携することができれば、適切に勤怠管理をできることに留まらず、他の業務の効率化にもつながります。

給与計算などはその代表でしょう。

まとめ

ここまで、労務・勤怠管理システムについてご紹介しました。

労務・勤怠管理システムの導入には様々なメリットがあります。

業務効率化という面に加え、法令遵守の面でも重要なシステムとなりますので、ポイントを的確に押さえ、自社に最適なツールを探しましょう。

今回の記事を参考に、労務・勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。