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コラボレーションツールとは?特徴や種類、導入するメリットを解説

こんにちは、DX攻略部です。

この記事では、コラボレーションツールの特徴や種類、メリットについて解説していきます。仕事に役立つ機能が満載なので、コラボレーションツールをあまり知らない方や、導入を検討している方はぜひご覧ください。

コラボレーションツールとは?

コラボレーションツールとは、組織やチーム内での共同作業をサポートするツールの総称です。さまざまな種類のコラボレーションツールがあり、機能もそれぞれ違います。

組織内でのやり取りが円滑になることで、業務が効率化され、生産性の向上を見込むことができます。

近年では導入する企業も多く、企業利益を拡大するには欠かせないツールと言えるでしょう。

コラボレーションツールの種類・機能

コラボレーションツールの機能には、次のようなものがあります。

  • ビジネスチャット
  • オンライン会議
  • オンラインストレージ
  • タスク管理
  • スケジュール管理

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、ビジネス用に開発されたチャット形式のコミュニケーションツールです。

動画や資料を簡単に送ることができ、やり取りの内容を見返すことも容易です。

業務利用に特化した機能も充実しており、管理者が利用者を管理することが可能です。セキュリティレベルも高く、ビジネス利用に最適です。

オンライン会議

会議では、お互いの顔を見ながらコミュニケーションをとる方がより活発な議論ができるでしょう。オンライン上で会議を行うことができる機能を活用することで、離れた場所にいる人とでも顔を見ながら会議ができます。

画面共有機能や画面録画機能もあり、会議の効率化を図り、紙の無駄遣いを減らすことも可能です。

オンラインストレージ

インターネット上のオンラインストレージを活用することで、時間や場所を問わずファイル共有スペースにアクセスできるようになります。情報共有を円滑に行うことができ、仕事の効率化が期待できるでしょう。

権限を細かく設定できるので、セキュリティ面でも強く、ビジネスに安心して使うことができます。

タスク管理

プロジェクト完了に必要なタスクを可視化し、円滑に進めることを可能とします。

全体の進捗状況を確認することができ、自分の作業の把握や仕事の割り振り業務のスピードを管理することにも役立ちます。

また、タスクの可視化により作業漏れを防いだりチーム内のやり取りをより円滑にしたりすることも可能です。

スケジュール管理

会議を行う際、参加するメンバーの予定に合わせて日程を決める必要があります。

スケジュール管理機能を使うことで、お互いの予定を把握することができ、会議の日程を素早く決めることができます

会議に限らずスケジュール調整を行うときにとても役立ち、人数が多くなるほどその効果は大きいでしょう。

コラボレーションツールを導入するメリット・デメリット

コラボレーションツールを導入するメリット・デメリットは以下の通りです。

コラボレーションツールを導入するメリット

『メリット』

  1. コミュニケーションが円滑になる
  2. 生産効率が上がる
  3. 場所に縛られない

コラボレーションツールを導入することで、コミュニケーションがとりやすくなります。さまざまな無駄を省けるので、生産効率の向上にも役立ちます。

また、インターネット上でのサービスであるため、どこにいても使用可能であるというメリットもあります。

コラボレーションツールを導入するデメリット

『デメリット』

  1. 料金がかかる場合がある
  2. オンライン環境である必要がある
  3. 不要な情報が入ってくる可能性がある

コラボレーションツールには、機能をフル活用するためにお金が必要なものがあります。

メリットでご紹介したインターネット上のサービスであることは、オフラインでは使えないというデメリットも持っています。安定したネット回線も必要になってきます。

また、チャット形式のやり取りでは無駄な会話が増えることもあり、自分に必要ない情報が多く入ってくる可能性があります。

おすすめコラボレーションツール

ここまで読んで、

「コラボレーションツールの機能や良さは分かったけど、どのツールを使えばいいの?」

と疑問を持った方もいるかと思います。

コラボレーションツールは種類が数多くあり、目的に応じて選ぶ必要があります。

そこで、ここではおすすめのコラボレーションツールを3つ簡単にご紹介します。

  • Slack
  • Trello
  • Microsoft Teams

Slack

Slackは世界中で使われているビジネスチャットツールです。

同じワークスペースに属する人とメッセージを送り合ったりファイルを共有することも可能です。

基本的な機能は無料で利用できますが、有料プランも存在し、自社に合ったプランを選択することができます。

Trello

Trelloは使いやすさに定評のあるタスク管理ツールです。

シンプルなデザインで直感的に操作でき、初めての人でもすぐになれることができます。

基本無料で利用でき、利用状況に応じて有料プランにアップグレードすることも可能です。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、マイクロソフト社製のコラボレーションツールです。

チャットや通話ファイルの共有ビデオ会議など、さまざまな機能が利用でき、Officeソフトとの連携もできます。

こちらツールも基本無料で利用でき、Microsoft 365が含まれている有料プランを選ぶことも可能です。

まとめ

今回はコラボレーションツールの特徴や種類、メリットについて解説しました。

コラボレーションツールはコミュニケーションの円滑化や業務の効率化に役立ち、テレワークへの活用も期待できます。

生産効率を上げるためにも、自社に合ったコラボレーションツールの導入をぜひご検討ください。