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採用管理システム(ATS)とは?特徴や導入するメリット、選ぶ際のポイントを紹介

こんにちは、DX攻略部です。

今回は、採用管理システム(ATS)について紹介してきます。

採用管理システム(ATS)は、企業が採用活動を行う上で、重要なシステムです。

採用管理システムを今回初めて知ったという方や、導入しようか迷っている方にも参考になる記事となっています。

是非、最後まで読んでいってください。

採用管理システム(ATS)とは

採用管理システム(ATS)とは、採用業務を一括管理するためのシステムです。

採用スケジュールや進捗状況、求人票の管理などを一元管理することで、業務の効率化を図ることができます

企業で求人を出した場合、多くの人から応募があったとします。

1人ひとりの履歴書の確認状況や選考状況の確認を正確にするのは、難しくなります。

そうなった場合に役立つのが、採用管理システム(ATS)になります。

採用管理システム(ATS)でできること

ここでは、採用管理システム(ATS)でできることを解説していきます。

自分の会社で必要としている業務が行えるか、確認しておきましょう。

求人者情報を一括管理できる

採用管理システム(ATS)を活用することで、履歴書や職務経歴書、性格診断テストなどを一括で管理することが出来ます。

一覧で確認できるため、求人者がどういう人なのか、容易に確認できます。

また、複数の求人サイトと連携できるため、求人媒体ごとのアクセスが不要です。

そのため、効率的に求人者の情報が進められ、スムーズになるでしょう。

選考状況が一括管理できる

採用管理システム(ATS)を活用することで、求人者1人ひとりの選考状況や、学力テスト、面接をした結果なども管理できます。

面接の結果は、1次面接や2次面接、最終面接で担当者が違う場合がほとんどです。

そのため、結果の情報共有は、非常に重要です。

選考のスケジュール管理ができる

採用管理システム(ATS)を活用することで、求人者とのスケジュール管理が可能です。

応募者人数が多い場合、日程の調整ミスや漏れなどが発生しやすくなります。

そういった人的ミスを防止するため、採用管理システムを使用すると非常に便利です。

採用管理システム(ATS)を導入するメリット

採用管理システム(ATS)を導入するメリットについて、紹介していきます。

『メリット』

  1. 採用人事担当者の業務効率化を図れる
  2. 業務上のミスを防止できる
  3. 求人者情報を蓄積できる

採用人事担当者の業務効率化を図れる

採用管理システム(ATS)を導入することによって、業務効率化を図ることができます。

例えば、1つのシステム内で、進行状況などをすべて確認・把握することが可能です。

導入しなければ、すべての工程を1つ1つ確認しかければならず、作業効率が下がる可能性が高まります。

また、採用状況を確認するのが、人事担当者だけではなく、経営陣などにも分かりやすく管理するためには、必要なシステムと言えるでしょう。

業務上のミスを防止できる

作業工程を複雑にすればするほど、人的ミスが発生しやすくなります。

ミスが増えて困るのは、会社側だけが困るだけではありません。

応募してきた求人者までも混乱させ、いい人材の確保も難しくなります。

採用管理システム(ATS)を導入することによって、こういった人為的ミスを減らすことも可能です。

求人者情報を蓄積できる

採用管理システム(ATS)を導入することによって、どういう人が応募してきたかのデータが蓄積できます

会社に求人者の性格がマッチしているかや、応募者数、男女の比率、応募が多い時期などデータの蓄積が可能です。

データが集まれば、採用活動の計画が容易になるだけではなく、選考にも役立ちます。

採用管理システム(ATS)を導入するデメリット

次は、採用管理システム(ATS)を導入するデメリットについても、紹介していきます。

『デメリット』

  1. 導入コストがかかりすぎてしまう可能性がある
  2. 設定や操作になれる必要がある

導入コストがかかりすぎてしまう可能性がある

採用管理システム(ATS)を導入するにあたり、年に数名しか応募がない場合、コストがかかりすぎてしまう可能性があります。

導入した場合、メンテナンス費用や利用費などで、月々数万円~費用が掛かってしまうと思っておいたほうがいいでしょう。

導入して、費用対効果が得られるか、しっかり確認しておきましょう。

設定や操作になれる必要がある

採用管理システム(ATS)を導入するにあたり、新しいシステムを導入する訳です。

それにより、最初は業務効率化が下がってしまったり設定に戸惑ってしまったりすることが想定されます。

また、情報リテラシーが低すぎる人が多い場合、導入することにより、業務効率が下がることも考えられます。

その場合、操作性が容易かも合わせて、確認しておく必要があります。

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採用管理システム(ATS)を導入する際のポイント

ここでは、採用管理システム(ATS)を導入する際のポイントについて、紹介してきます。

一概に、採用管理システム(ATS)といっても、システムによって対応可能範囲が変わってきます。

導入を検討するにあたり、しっかりとポイントを確認しておきましょう。

企業のニーズに合っているか

採用管理システム(ATS)を導入する際には、自社のニーズに合致するシステムを導入すべきです。

採用管理システム(ATS)は、システムにより、対応可能範囲が異なります。

具体的には、下記に分類されます。

  • 求人票の作成~入社するまで全般的に管理できる採用管理システム
  • 求人応募~入社するまで管理できる採用管理システム
  • 選考~入社後の労務管理までできる採用管理システム

自社がどこの工程の業務効率化を図りたいのかしっかり見据えた上で、導入を検討していきましょう。

操作が複雑でないか

採用管理システム(ATS)によっては、設定が複雑なものも存在します。

複雑な設定が必要なものは、全ての人が操作するには、教育や操作が慣れるまで時間がかかります。

そうなっては、導入してから実稼働まで期間を長く設定する必要があり、コストが発生します

皆がある程度、操作できるだろうというシステムの導入を検討しましょう。

既存のシステムと連携できるか

今使用している、既存システムで連携できるものがないかも合わせて、確認しましょう。

使い慣れているシステムと連携できた方が、実稼働できるまでの時間を短縮できます

クラウド型かオンプレミス型か

採用管理システム(ATS)には、「クラウド型」か「オンプレミス型」の2種類が存在します。

ここで、簡単に「クラウド型」と「オンプレミス型」がどういうものが解説します。

「クラウド型」とは、ネットに接続されたPCやスマートフォンなどの端末から操作が可能なタイプです。

「クラウド型」は、操作が簡単で利便性にも優れています。また、設置費用も掛かりません

「オンプレミス型」は、専用のソフトを購入し、サーバーにインストールするタイプです。

サーバーにインストールする必要があるため、設置期間や設置費用などが別途発生します

現時点では、「クラウド型」の方が、コスト面・操作性・利便性などをトータル的に考えても、優秀だと思われます。

おすすめの採用管理システム(ATS)

ここでは、具体的におすすめの採用管理システム(ATS)を3種類紹介してきます。

ジョブカン採用管理

ジョブカン採用管理は、応募があったときから採用の可否を決定するまでの業務を一括管理できるサービスです。

導入実績は、150,000社以上で、有料で使用している企業は、250万社もあるそうです。

また、30日間の無料トライアルができるため、気になった方は、一度お試しすることをおすすめします。

HITO-Linkリクルーティング

HITO-Linkリクルーティングは、求人ページ作成~新卒採用/中途採用の一括管理できるサービスです。

継続契約率は、99.2%で、継続している会社が多いようです。

採用を獲得できるまでの工程を手厚くしたい会社におすすめです。

HERP Hire

HERP Hireは、求人票ページの作成・公開~面接スケジュールの管理、リファラル採用・社員紹介まで一括管理できるサービスです。

「Slack」や「Chatwork」、「人事労務freee」などのシステムにも連携が可能で、業務効率化を図りたい方におすすめです。

まとめ

ここまで、採用管理システム(ATS)について紹介してきました。

人事担当者の業務効率化を図るだけではなく、求人者とのスムーズなスケジュール調整にも役立ちます

人的ミスなどを起こし、いい人材を逃すより、一括管理して迅速な対応ができるよう、導入を検討してみるのもいいでしょう。

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